Politique de confidentialité Kocheak

La société Kocheak attache la plus grande importance à la protection des données personnelles de ses clients et prospects et au respect de la réglementation en vigueur. 

La présente politique de confidentialité vous informe sur nos engagements et les mesures que nous avons mises en place afin de garantir l’intégrité, la sécurité, la confidentialité et la protection de vos données personnelles, traitées dans le cadre de notre activité, dans le respect des règles prévues par le Règlement Européen à la Protection des Données (RGPD), la Loi Informatique et Libertés (LIL) et la Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique (LCEN). 

L’entité qui collecte et traite vos données à caractère personnel est la société  Kocheak,| SAS au capital social de 20 000€, dont le siège social est situé au 24 Boulevard Marcel Dassault à Biarritz, représentée par Monsieur Barthelemy FALL, président. 

Vous pouvez nous contacter via l’adresse suivante : contact@kocheak.fr 

Les données à caractère personnel que nous traitons

Dans le cadre des traitements auxquels nous procédons,  la société Kocheak collecte et traite les catégories de données suivantes :

• Des données d’identification personnelles (nom, prénom, adresses, numéro(s) de téléphone, adresse mail) ;
• Des données d’identification professionnelles (nom, prénom, adresses, numéro(s) de téléphone, adresse mail) ;
• Des données d’authentification (identifiants, mots de passe) ;
• Des données relatives aux transactions (dates, factures, contrats, historique) ;
• Des données de connexion et de navigation (cookies et statistiques) ;
• Des données d’identité (permis de conduire, carte nationale d’identité) . 

Bases légales, finalités et durées de conservation des traitements opérés

Conformément au RGPD, les données personnelles collectées par la société Kocheak  seront utilisées pour l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et ce pour une durée de conservation détaillée dans le tableau ci-dessous : 

Finalité	Base légale	Durée de conservation
Fourniture des services de location de véhicules de tourisme à destination de particuliers et professionnels	Exécution du contrat	5 ans à compter de la fin du contrat
Gestion de la relation clients Gestion des opérations relatives aux contrats, commandes, factures et suivi de la relation contractuelle.	Exécution du contrat	5 ans à compter de la fin du contrat
Création d’un fichier regroupant les clients et les prospects.	Intérêt légitime	Pour nos clients : durant toute la relation contractuelle Pour les prospects : pendant 3 ans à compter du dernier contact
Gestion des demandes d’informations	Intérêt légitime	Les données sont conservées le temps du traitement de la demande
Gestion des impayés et contentieux éventuels	Intérêt légitime	5 ans à compter de la fin du contrat
Gestion et traitements des demandes d’exercice de droits	Obligation légale	5 ans à compter de la fin de l’année civile de la demande
Opérations de prospection commerciale visant à promouvoir notre activité auprès des particuliers par voie électronique et téléphonique	Consentement	3 ans à compter de la dernière interaction avec la personne pour les particuliers
Opérations de prospection commerciale visant à promouvoir notre activité auprès des professionnels par voie électronique et téléphonique	Intérêt légitime pour les produits ou services analogues	Pendant toute la durée de la prospection ou dès le  retrait du consentement
Gestion de la satisfaction client et des avis	Consentement	3 ans après publication de l’avis
Gestion des prestataires et partenaires	Contrat et intérêt légitime	5 ans après l’expiration du contrat
Gestion de la comptabilité Bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.	Obligation légale	Durant toute la durée de l’exercice et 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Géolocalisation des véhicules loués	Contrat et intérêt légitime	Jusqu’au dernier emplacement connu du véhicule

Une fois que les durées de conservation indiquées sont atteintes, vos données sont supprimées de l’ensemble des serveurs de la société Kocheak. 

Pour plus d’information sur les cookies utilisés par la société Kocheak merci de vous référer à notre politique de cookies. 

Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquence en cas de non-fourniture 

Lors de la collecte de vos données personnelles, nous vous informons si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives.

Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement de nos services et la bonne exécution du contrat et elles vous seront signalées. En cas de non fourniture d’un champ de données obligatoire, la société Kocheak ne pourra accomplir ses prestations.

Les données facultatives sont celles que vous pouvez choisir de fournir pour améliorer votre expérience utilisateur (ex. préférences de communication). L’absence de fourniture de ces données n’aura pas de conséquence sur l’exécution du contrat ou la fourniture du service, mais pourrait limiter la personnalisation de notre offre.

Destinataires des données personnelles

Les données personnelles que nous traitons ne sont utilisées qu’à des fins préalablement déterminées, nécessaires à la réalisation de nos services, liés à notre activité. 

Ont accès à vos données personnelles :

• Les collaborateurs de la société selon les politiques d’habilitation internes définies.
  
• Nos sous-traitants, c’est à dire tous les prestataires de service numériques ou non qui traitent vos données pour des finalités spécifiques : outils de facturation, logiciel de paiement à distance, etc.
  
• Les sous-traitants ultérieurs autorisés.
  
• Les organismes publics et les organismes de contrôle et d’habilitation sur leur demande ou pour satisfaire nos obligations légales, ainsi que les autorités judiciaires, les auxiliaires de justice dans le cadre de procédures judiciaires, les officiers ministériels, et les organismes chargés du recouvrement de créances.

Vos droits sur les données

En vertu de la réglementation sur la protection des données, vous avez des droits, notamment : 

Droit d’accès 

Vous avez le droit de demander des informations sur la nature du traitement effectué, l’origine ou le type de données collectées, ainsi que des copies de l’ensemble des informations que nous détenons vous concernant.

Droit à la rectification 

Vous avez le droit de solliciter une rectification des informations que vous estimez inexactes. De même, vous avez le droit de nous demander de compléter les informations que vous jugez incomplètes.

Droit à l’effacement, droit à l’oubli

Vous avez le droit de nous demander la suppression de vos données personnelles dans certaines situations spécifiques. 

Dans les cas où vos données sont traitées sur la base de votre consentement ou de l’intérêt légitime de Kocheak, vous avez la possibilité d’obtenir la suppression anticipée de vos données. Pour exercer ce droit, il vous suffit de nous informer de votre volonté de retirer votre consentement ou de faire valoir votre droit d’opposition au traitement de vos données.

En dehors de l’exercice de ce droit, vos données sont automatiquement supprimées à l’expiration du délai de conservation précité.

Droit à la limitation

Ce droit vous offre la possibilité de suspendre le traitement de vos données après avoir soumis une demande de rectification, par exemple. Dans le cas où vous avez des préoccupations quant à la légalité d’un de nos traitements, ce droit vous permet de demander à nos équipes de cesser le traitement de vos données, sans pour autant les supprimer. De plus, si vous souhaitez engager des actions en justice pour faire valoir, exercer ou défendre vos droits, ce droit vous permet également de « geler » vos données personnelles.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.

Le droit d’opposition vous permet de refuser de figurer, ou de ne plus figurer, dans un traitement de données. 

L’utilisateur peut s’opposer à tout traitement de ses données personnelles et en demander la suppression, à moins que la société puisse démontrer un motif légitime et impérieux à ce traitement ou que ce traitement soit nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.

S’agissant des sollicitations de marketing direct que l’utilisateur reçoit de la part de Kocheak, il est possible à l’utilisateur de revenir sur le consentement qu’il aura donné afin de ne plus recevoir de sollicitations.

Ce droit est exerçable à tout moment et lui sera rappelé dans les messages qu’il recevra de la part de Kocheak. 

Droit à la portabilité des données 

Ce droit vous donne la possibilité de demander l’accès à vos données personnelles, à condition que ces données fassent l’objet d’un traitement basé sur votre consentement ou dans le cadre d’une relation contractuelle. Ces données vous seront fournies dans un format techniquement exploitable, que ce soit par vous-même ou par une autre entité que Kocheak. 

Comment exercer vos droits 

Pour exercer vos droits, merci de compléter le formulaire suivant : 

Réclamation (plainte) auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.

Date d’entrée en vigueur 

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment le présent document, en totalité ou en partie.

Cette version de la politique de confidentialité de la société Kocheak est entrée en vigueur le 15/12/2024.